会议的日期以及会议的主题：
依据公司整体战略和发展的实情，结合会议机会制定出会议的主题和日期。
在当前情况下，我们主要针对目标客户群体，根据可开展会议的内容而定。
会议确立途径包括: 行业展会合作开办论坛、地方政府或行业主管部门的政令结合、行业协会或商业聚会等机会。
会议项目立项后由总监报办公会方案，办公会讨论通过后正式执行。
会议的准备：
1．会议营销项目组织架构：
总监1人，主持人1人，会务人员3-4人，销售代表3-5人，主讲1-2人，
目标参会人数50-80人。
2．会场选择： 各种展会内、标准会议室、多功能厅等
·灯光明亮不压抑、有窗帘可以蔽光打幻灯；
·面积大小适中，不挤迫、不空荡、有空调；
·音响效果良好；
·位置易于客户寻找、交通方便，声誉良好；
·交通便利。
2．物品准备：
请柬、会议日程、新闻资料夹、各种设备、客户档案表、条幅、水排、展板、证书复印件、照片、签到本、礼品、抽奖奖品、人员分工表、老客户的发言前期约定、音响、备货、茶水、员工统一服装、公司宣传资料。
4．提前将会议精神贯彻到每一位营销员心里，以便于按主题开展工作。
5．根据会场的容量，定出邀请到会人数，以及该场会议的预期销售额与销售任务。
6．将会议的议题和流程通告每一名员工。
7．会务组必须在会前协调好相关会议事宜，每天公报准备进度（包括场地的敲定、费用、相关设备、礼品、会场用品等绝对不许出错）
8．每一个员工在明确会议精神，个人任务的前提下进行客户拜访。拜访时必须作笔录，彻底了解被访对象的基本情况。最好以表格的形式填写，对重点客户要在表格上做重点记号，以便于会议现场做更细密的促销工作。在当面拜访不能达成情况下可以做电话拜访和邀约。
9． 邀约的过程中，主管要随时监控，了解情况，给预指导以便保证到会率和现场销售。
邀约人员的分类 ：直接目标客户、政府人员、目标行业单位、相关行业单位、媒体。
会议前一周要对目标进行收集和统计，形成名录进行逐个电话摸底。
提前3天，所有工作人员（市场部、营销部、技术部等）要提前开一个摸底会，一切准备就绪之后，员工开始打邀约的敲定电话。
10．会场布置：
会议至少前两天就要把会议布展图发给会场，会议前半天开始会场布置，人员分工、场地配合，注意事项：
·条幅：挂放位置及内容、VI形象
·易拉宝：内容设制及VI形象
·会场桌子摆放方式-----竖桌式
·展板制作及摆放要求
·货品摆放及技巧
11．会议程序准备：
12．会前规范管理的准备。
·员工仪表的规范；
·语言的规范；
·操作的规范；
·客户管理的规范；
13．员工心理准备
会议运营流程：
1．会场要严格按照会议流程进行，现场营销经理坐镇，一切由会议组操作。
2．员工要微笑自信的接待好客户，并合理安排新老客户的座位。
3．会议开始，销售人员要坐在自己的客户中间，也可以整齐的站在指定地点
4．在听讲时员工要配合现场气氛，带头鼓掌，并要注意照顾好自己的客户”
5．会议结束，面带微笑将客户送出会场。
会后运营流程：
会议结束，进入实际的销售阶段，销售人员依据名录和现场的情况针对不同客户进行业务跟踪。
营销部做总结统计工作（交流成交与失败的原因，不是客观的讲，而是要将细节、过程将出来，供给大家借鉴）
会务组同时做总结（流程是否合理、现场气氛是否以达到预期效果，主题是否贴切鲜明）
会议营销的要点
会议营销分为会前营销、会中营销、会后营销三个阶段，操作流程包括从参会人员的邀请，到会议的组织、会议议程的安排，会后回访与服务等。
会前→会中→会后
会议立项→人员邀请→会议组织→议程安排→回访
会前营销主要是指收集准客户名单，然后通知目标准客户到会议现场等；会中营销主要是指在会议现场运用各种促销手法，进行促销活动，尽最大的努力去激发准客户购买欲望，促成会中销售；会后营销是指会后将到会准客户进行再次筛选，确定客户名单的有效性，做好会后客户回访、售后服务、重复销售等工作。
会前营销
会前部分是产品销售前进行的一系列吸引客户、亲近客户、使其关注本次会议的议题，对产品和企业产生足够兴趣的过程。客户在会议上是否决定购买，有80%的因素取决于会前沟通工作做得是否扎实和到位。因此，会前部分是会议营销的重点部分。
1．会前策划
通过对确定的准客户群体的了解，进行系统的会前策划。会前策划主要包括会议主题、会议程序、会议管理、会议中可能出现问题的应急解决方法，企业形象、产品等。会前策划要尽量提前，要考虑到整个会议的每一个细节。
2．数据搜集
通过各种渠道收集准客户信息，这些信息包括准客户单位名称、行业、主要产品、单位性质、资质、负责人、联络办法等，建立准客户档案，并对这些档案进行分析整理。根据准客户需求状况，对准客户档案进行分类，分析哪些准客户是我需要的，是对我有用的，确定主要目标，并且用适当的方法进行会前电话沟通与上门沟通。
3．会前邀请
在确定会期后，先将目标客户进行筛选，然后进行电话邀约、上门送函和电话确定。邀约客户之前一定要将客户情况掌握清楚，考虑客户需求，给客户提供理由，让客户到会。同时及时送函，确定客户一定会到。打邀约电话时要注意语气，要处处体现自己是在为客户着想。
4．预热与调查
客户到会后，员工并不知道哪些客户会购买产品，因此在会前对客户的调查和预热就显得十分重要，如果在会前能充分预热，当会议进行到售货环节时，员工便可以直接提出要求准客户购买的信息，并对感兴趣的客户做深度跟踪。
5．会前模拟
为了确保联谊会每个环节都能顺利进行，会议执行小组（包括策划、主持人、主讲、现场人员、销售代表）等应在会前进行模拟演练，发现漏洞及时调整。比如，销售代表应何时配合主持人鼓掌？何时音乐响起？何时专家出场？如何激励参会人员互动等细节。
6．会前动员
主要动员内容有：（1）员工激励，让员工在整个会议中积极主动。（2）确定明确的会议目标，让大家为之努力。（3）人员分工，将会议中每个环节都责任到人。
7．会场布置
把体现企业文化、产品文化、产品价值以及其他有利于企业及产品宣传的要素通过展板、挂旗、易拉宝、条幅、投影等手段充分体现出来，以烘托会场的氛围。
8．签到和迎宾
登记参会人员详细资料，员工与客户间并不认识或熟悉时最好登记电话，以便核准。同时也要利用语气、态度和肢体语言加深与准客户的交流，尽快熟悉。
9．引导入场
就是将客户领到指定位置上。因为，在会前邀约时就已经提到会为客户留一个位置，所以在客户到达会场后，由专人将客户领到相应座位上。在一次会议中要考虑尽量让政府领导、目标客户等重要人物坐在前排，媒体单位、陪同人员坐在后排。
会中营销
1．会前提醒
正式开场前注意提醒客户去洗手间，关闭电话震铃，并且再次确认麦克风、音响、投影等设备是否好用。开场时间一般不宜超过规定时间15分钟。会前可以播放一些T导航的文件，进行暖场。
2．介绍主讲及嘉宾
对主讲包装要得当，每次会议首先考虑邀请政府领导、行业代表、相关专家，在没有邀请或不能邀请情况下，由销售或技术部门人员进行主讲；要对参会的主要人员进行介绍。
3．情绪调动
包括两个方面：（1）员工情绪调动。主要是在会前以激励为手段，进行员工情绪调动，员工情绪高了才会带动客户情绪。（2）客户情绪调动。主持人通过场景布置、游戏设计和语言刺激等带动客户情绪。
4．游戏活动
主持人在会中应考虑设计游戏，包括原地不动的、站立的、活动局部的等。主要目的是通过游戏来缓解客户因听讲座而带来的困倦感，拉近与客户的距离，以促进销售。
5．专家讲座
这个环节可以通过主讲的专业知识来解决客户心中的疑问，突出产品的专业性和科技含量。员工要注意听，注意观察客户的反应，配合主讲的讲解进行销售工作。
6．产品讲解
由主持人借助讲座中提到的专业知识，结合实际功效，提出产品对于客户的实际价值，有何优势。
7．有奖问答
针对客户关注的问题和希望客户记住的问题，提出一些简单明了的问题，以加深客户对产品的印象。
8．客户发言
这是会议营销中的一个重要环节，目的是让客户现身说法，客户的话比销售代表更有说服力。一般要求销售代表与发言客户事先做好沟通，确认发言客户可以到会，并且把发言客户介绍给主持人认识和了解。发言客户的发言要求简单、质朴，不要有过多的修饰，时间最好控制在三分钟左右。在会场准备三四个发言客户为宜。
9．宣布喜讯
具体的好消息主要是现场的体验、礼品及优惠政策。主持人的语言要重点放在体验的重要性和优惠政策的难得上。
10．实际体验
利用笔记本电脑为到会客户提供体验机会，通过体验更深层地了解客户需求，并且留给销售人员上门进行第二次沟通的机会，同时也是留住参会客户的有效手段之一。
11．现场咨询
针对理性的客户，仅让他们听专家讲座是不够的，必须依靠一对一的沟通来解决他们的具体问题。要求现场的咨询人员除了具备专业知识外，最好还要具有营销意识。
12．区分客户
讲座之后，员工可参考参会人员登记表和会议现场客户的表现情况将客户划分级别，针对不同的级别进行不同层次和深度的跟踪。
13．销售产品
销售产品的过程要注意造势。可以提前将要签单的客户安排在会议现场签约，并且在会议现场进行宣传，以制造效果。
14．结束送宾
这是体现服务的环节，不可轻视。在这个环节中，对已买产品和不买产品的客户要一致对待。如果是在酒店，应该要求员工将客户送至电梯口。
15．会后总结
总结的内容包括：通报到会人数、签约量、销量，将好的经验总结推广。
会后营销
对已达成销售的客户一定要进行售后跟踪服务，指导他们运用，并对运用的效果进行分析总结，形成良好的口碑宣传。所以我们真正要下工夫的是在会议现场表现出兴趣的客户，对这些客户要重点进行跟踪，通过一对一的沟通，深度讲解我们产品对于客户的价值，激发购买热情，消除他们的顾虑，促成他们采购。售后服务的重要性还在于，通过老客户良好的转介去发展新客户，同时维护好老客户，让他们成为我们的忠诚客户，进行多次采购
